大型專家報告會顧名思義就是參與人數(shù)多，一般在幾百人到幾千人不等，動用的人力、物力、財力大，同時社會影響也大的專家講座活動?！吧鐣绊懶浴笔谴笮蛯＜覉蟾鏁c一般小型聯(lián)誼會的根本區(qū)別。 利用好大型專家報告會，能夠在短期內提升產品形象和知名度，提高產品的社會影響和銷量，還能帶來的巨大的后續(xù)力量，為產品長期發(fā)展，注入活力。尤其是對于一些二三線市場，大型專家報告會是一個很不錯的選擇，筆者曾多次參與并實施過此類活動，回報率都很高。 一般來說，地點可以設在大會堂、體育館、廣場等能容納較多人的地方。時間上，可以定在早晨（9點前）或者上午。特別是在春秋兩季，利用早晨2個小時的時間，也是很不錯的選擇，也可以把報告內容分成3-5個早晨。 如果定在早晨，雙休日比平時要好；如定在上午，要盡量避開雙休日。還要找一個既大氣又公益性強的由頭。 在此，筆者結合自己的經驗，其中有成功之處，也有失敗所在，本篇文章是筆者對大型專家報告會的一點思索，在此與同仁做個交流。 一、明確目的，制定目標，周密計劃，精心準備 首先，明確目的。對于一個剛剛開發(fā)的新市場，可利用大型專家報告會制造聲勢，讓更多的人知道產品，提升產品知名度，培養(yǎng)品牌忠誠度，還可以收集消費者數(shù)據(jù)。把賣貨放到次要的位置，把追求社會影響放到首要的位置。對于此種報告會，盡量的壓縮投入成本。 對于一個老市場，迅速提升銷量是重點，這就要求我們，既要追求到場人數(shù)，更要注重到場的重點客戶數(shù)，需要平實扎實的基礎工作做保證?，F(xiàn)場促銷要 “抓小放大，以小帶大”。對于此種報告會不要害怕投入，但是，在動用較大的人力、物力、財力這些資源的時候，一定要明白，我們想收回什么，想得到什么。 明確目的后，便要根據(jù)這一目的，制定一個量化目標。如，邀請到會人數(shù)多少，收集客戶檔案多少個，回款多少等等，以便所有工作的開展都圍繞這一目標進行。 大型專家報告會往往投入很大，會要前進行周密的計劃，形成詳細可行的實施方案，在實際活動的操作過程中只許成功，不許失敗。由于參會人數(shù)多，有時現(xiàn)場一個小小的失誤，就可能造成無法彌補的損失，而損失的不單單是財力問題，很可能造成極大的社會影響。 精心準備，統(tǒng)籌一下工作人員及其分工，所需物料，會場的布置情況，音響效果等，如果有贈品的話，這里重點強調一下，贈品的數(shù)量一定要貯備充足，發(fā)放的時候，在觀眾面前要公開、公正、透明，要一視同仁，否則很可能造成不必要的麻煩，嚴重的使場面失控，得不償失。 二、專家和主持人在報告會中的核心作用 既然是專家報告會，那么專家就是活動現(xiàn)場的主角。在考慮是否要舉辦專家報告會之前，首先要考慮能否找到合適的專家和主持人？所邀請的專家和主持人能否駕馭了大型的會議？如果能的話，再注意以下幾點： 第一，專家的包裝。不管是一個專家到場，還是一個專家團到場，第一個頭銜要為“××專家/顧問/教授”第二、第三個頭銜可以根據(jù)專家水平和市場實際情況自行確定。 第二，專家講座的內容，首先要注重可聽性和實用性，因為我們面對的是上千人的聽眾，首要任務是把他們的目光和注意力都集中到專家身上，能夠讓他們集中精力的投入到聽課上，有了這個前提，就可以自然的過渡到產品上。相反，如果專家所講內容非?？菰锓ξ叮蛞晃兜耐其N產品，顧客會有上當?shù)母杏X，會對專家產生反感，進而在會場交頭接耳，大聲宣泄不滿，一傳十，十傳百，幾千人的會場將會變成“一鍋粥”。 第三，報告會所安排的其他節(jié)目，如康復明星發(fā)言、互動小游戲、才藝表演等等，在不影響專家講座的前提下，可以適當?shù)幕钴S一下氣氛，但不能影響會議主題，而且要在會前就周密安排好。特別是互動環(huán)節(jié)，設置一定要簡單、易操作，沒有絕對把握，一定不要輕易去做，以免造成場面失控。 總之，專家是報告會中很重要的環(huán)節(jié)，其他環(huán)節(jié)都要服務于他，就像我們去觀看“明星演唱會”，我們關注的就是明星們的演唱，像主辦嘉賓的講話、聽眾的發(fā)言、贊助方廣告的播放只是作為演唱會中間的一小部分。因此，我們在專家報告會上所設置的一些其他環(huán)節(jié)，不得影響講座專家的講課，抓好這點就抓住了報告會的精髓。 另外，主持人的作用也至關重要，在觀眾眼中主持人就是會場的“當家老大”，整場會從開始到結束，都是由主持人來操控的，主持人既是公司的代言人，把公司所要傳達的意圖，明白、合理地告訴現(xiàn)場的觀眾。又是現(xiàn)場觀眾的口舌，以百姓的身份說出他們所關心的問題，讓他們感覺是站在他們的立場上說話的。這就要求： 第一、會前要與主持人充分的溝通，讓主持人了解全局的策劃意圖，知道在會場上朝哪方面引導，在某個時間段該進行哪些內容。還要讓主持人明白，哪些內容他該向聽眾播報，哪些內容他該跟專家配合。 第二、主持人要有一定的專業(yè)能力，對于上千人的大型活動，主持人必須具備一定的現(xiàn)場駕馭能力、溝通能力、調動氣氛的能力。 三、工作人員會前的培訓與會中的控制 一場大型專家報告會的成功，是全體工作人員共同努力的結果，因此，就需要一個強有力的團隊，“人”是活動成功的保證。 首先，對工作人員進行會前培訓。在大型活動里，如果參與的工作人員不能了解全局的策劃意圖，他們就不能為大型活動策略實施提供建設性的勞動，因而需要對工作人員進行工作培訓，只有知情者才能出力。另外要進行全員精神激勵，幫助他們克服畏難情緒，告訴他們，員工之間、各個崗位之間互相幫助、提醒、勉勵，一定要信心十足，精神百倍地投入到現(xiàn)場工作， 在人員分工中，我們要讓所有參與活動的員工，清楚地明白他的工作崗位，他在活動中的活動范圍、責任。并讓員工明白，在活動中其所司崗位將由他全權負責，活動中與此相關的一切事物由他處理，并承擔相應后果。在執(zhí)行過程中一定要有活動流程控制、人員分工、物品管理、安全等工作的細節(jié)。要詳細分解活動的每個環(huán)節(jié)的執(zhí)行時段、執(zhí)行時間、執(zhí)行人、配合人、協(xié)調人，如禮品發(fā)放的配合方式、方法、時間及配合人等的確認。 其次，對工作人員要有絕對的控制調配權。有這樣一句話“惟一不會改變的就是變化”，所以，不管我們事前安排的多么周密，現(xiàn)場一定有可能發(fā)生我們所預料不到的事情，這就要求會議總指揮對員工要有調配控制權，以便能及時處理好現(xiàn)場突發(fā)事件。 四、會場秩序 會場秩序對于一般的小型活動來說，現(xiàn)場好控制，不算什么大問題。但是，對于上千人的一個大會場，就沒有那么簡單了，如果控制不好，很有可能出現(xiàn)擁擠、踩踏現(xiàn)象，對于行動不便的中老年人來說，后果不堪設想。 這里說的會場秩序包括：入場秩序、講座課堂秩序、退場秩序。 首先說入場秩序。要事前把觀眾席劃分成若干區(qū)域，入場時，每來一位顧客均都要指引入場位置，按順序一個區(qū)域一個區(qū)域的就坐，等發(fā)放贈品和退場的時候也按同樣的順序，先來的可先得到贈品，可先退場。 專家講課過程中，工作人員對其所負責的區(qū)域，要有絕對的控制權利。各負責人要維護好自己所管轄區(qū)域的秩序，不要讓聽眾在會場內隨意走動，不要在會場大聲說話，有人故意搗亂要迅速將其請出會場，不管發(fā)生什么事情都不要在會場內爭吵，顧客是上帝！對于個別愛粘小便宜的老人盡量滿足，有一個原則就是不要影響會場秩序，顧全大局?，F(xiàn)場萬一出現(xiàn)混亂和意外情況怎樣處理，事先要周密安排，做到心知肚明。 退場時，按照“先進場者先退場”的原則排隊退場。如，筆者在廣東茂名體育館策劃的專家報告會，在退場的時候，制作了兩面紅旗和兩面黃旗，我們的工作人員將紅旗插到哪個區(qū)域，那個區(qū)域的觀眾就先退場，同時，插有黃旗的區(qū)域做準備，這樣依次類推。退場秩序在紅、黃旗的指揮下，井然有序。這就要求：主持人給現(xiàn)場的朋友一定講解清楚，哪個區(qū)域先退場，如何退場，如何領取贈品，因為，這是觀眾最感興趣也是最容易出現(xiàn)混亂的環(huán)節(jié)，甚至發(fā)生安全事故。 樹大招風，大型的活動的舉辦，在為自己產品代來知名度的同時，也會招來很多人搗亂，我們要提前做好應對措施，以防萬一。 大型的專家報告會，有很多很多的細節(jié)和技巧，如會前的邀請、會場的選擇、現(xiàn)場的促銷、現(xiàn)場的調控、節(jié)目的安排等等，只要我們不斷的去總結和提高，就一定能創(chuàng)造出非常有成功的大型專家報告會！ 在強調報告會現(xiàn)場操作重要性的同時，一定要牢記，保證活動成功的功夫在場外，在平時的基礎工作，充分理解“功夫在平常、發(fā)揮靠現(xiàn)場”的辨證關系。